Creazione e gestione dei preventivi su Takeoff

1. Tutti i metodi per creare un nuovo preventivo

Puoi avviare la creazione di un preventivo da diverse sezioni del sistema:

• Barra superiore (Sempre disponibile): Clicca sul pulsante + in alto in qualsiasi pagina e seleziona Nuovo preventivo.

• Dalla Homepage: Clicca sul pulsante di creazione all'interno del riquadro Preventivi (se visibile).

• Dall'Anagrafica Cliente: Apri la scheda del cliente, scorri fino alla sezione Preventivi e clicca sul pulsante per aggiungere un documento.

• Dal menu Preventivi: Dal menu di navigazione a sinistra seleziona Preventivi > Preventivi e clicca sul pulsante nero Nuovo preventivo in alto a destra.

2. Configurazione iniziale del documento

Nella finestra di creazione iniziale:

1. Titolo / Oggetto: Inserisci la descrizione dell'offerta commerciale (es. "Installazione di un impianto fotovoltaico").

2. Tipologia Documento e Cliente: Seleziona il tipo di documento (se sono presenti più layout/tipologie) e il cliente di riferimento (con eventuale commessa).

   • Cliente non presente: Puoi registrarlo immediatamente cliccando sulla funzione di creazione rapida del contatto.

3. Scelta della partenza:

   • Preventivo vuoto: Clicca su Crea preventivo per aggiungere manualmente le singole voci.

   • Da Modello: Scegli di partire da un modello preesistente (vedi sezione dedicata).

3. Compilazione della scheda Preventivo

La scheda del preventivo è suddivisa in sezioni principali, raggiungibili anche tramite i collegamenti sul lato destro della pagina:

• Sezione Cliente:

  • Verifica i dati di fatturazione.

  • Seleziona un referente specifico: il suo nome verrà stampato direttamente in copertina per personalizzare l'invio.

• Sezione Documento:

  • Modifica il titolo, il numero progressivo, la data e la revisione.

  • Scadenza: Clicca sull'icona del calendario per impostare la data limite. In cima apparirà la dicitura automatica "Valido fino al [data]".

• Note e Commenti:

  • Note pubbliche: Inserisci un testo introduttivo (es. "Gentile cliente, di seguito la nostra migliore offerta"). Questo testo verrà stampato sul PDF ufficiale.

  • Commenti privati: Annotazioni e appunti visibili esclusivamente ad uso interno aziendale.

• Gestione degli Allegati:

  • Allegati Iniziali: File o presentazioni aziendali stampati prima del corpo economico (tra copertina e listino).

  • Allegati Finali: Condizioni contrattuali, termini di servizio o schede tecniche stampate in coda al corpo economico.

  • Allegati Nascosti: Documenti interni associati al preventivo ma mai visibili al cliente.

  • Allegati Email: File inviati al cliente come allegati separati rispetto al file PDF del preventivo.

• Salvataggio: Clicca su Salva. In basso a sinistra puoi verificare lo stato della sincronizzazione delle modifiche.

4. Inserimento del corpo economico (Sezione Righe)

Accedi alla sezione Righe per strutturare i dettagli dell'offerta:

• Aggiungi articolo: Cerca il prodotto nel listino digitando il codice o la descrizione nel campo dedicato. Puoi modificare manualmente il prezzo, applicare sconti percentuali o in valore assoluto, e associare immagini, etichette o schede tecniche.

• Altro elemento: Inserisci voci generiche selezionali dall'elenco e indicandone il prezzo.

• Aggiungi riga (Testo libero): Inserisci righe descrittive (es. clausole o note sulla validità). Utilizza le frecce per espandere la casella di testo per digitazioni più lunghe.

• Strutturazione (Titoli, Separatori e Subtotali):

  • Titolo: Trascinalo per dividere il preventivo in capitoli (es. "Materiali", "Manodopera").

  • Separatore con subtotale: Calcola e mostra la somma parziale delle righe precedenti.

  • Separatore semplice: Inserisce uno spazio bianco divisorio tra le righe.

5. Anteprima, Invio e Gestione Risposte

1. Anteprima: Clicca su Anteprima in alto a destra per verificare la copertina con i dati dinamici e il corpo economico impaginato.

2. Invio al Cliente:

   • Clicca su Invia per email (oppure usa il pulsante Salva e invia al cliente se ci sono modifiche sospese).

   • Seleziona l'indirizzo del cliente/referente e, se necessario, carica un modello email predefinito.

   • Accettazione tramite OTP/SMS: Inserisci il numero di telefono del destinatario per generare il link di approvazione sul portale clienti.

3. Tracciamento e Stati:

   • Dopo l'invio, lo stato passa in "In attesa di risposta".

   • Se il cliente risponde dal portale, lo stato si aggiorna in automatico in Accettato o Rifiutato.

   • Se la conferma avviene via telefono o verbalmente, puoi aggiornare lo stato manualmente cliccando su Accetta o Rifiuta.

6. Gestione delle Revisioni

Se il cliente richiede modifiche senza rifiutare l'offerta:

1. Apri il menu con i tre pallini in alto e seleziona Crea revisione.

2. Verrà generata una nuova versione con lo stesso numero progressivo ma con il codice di revisione aggiornato (es. Rev. 1, Rev. 2), mantenendo lo storico originale.

3. Apporta le modifiche richieste (es. variazione sconti o quantità), salva e reinvia al cliente.

7. Utilizzo e Creazione dei Modelli Preventivo

Per velocizzare il lavoro ed evitare di compilare i preventivi da zero ogni volta:

• Gestire o creare un Modello:

  1. Dal menu di sinistra seleziona Preventivi > Modelli preventivo.

  2. Crea un nuovo modello o modificane uno esistente configurando titoli, note, allegati e righe economiche predefinite (senza indicare alcun cliente).

• Applicare un modello a un preventivo esistente:

  1. Apri la scheda del preventivo.

  2. Apri il menu con i tre pallini e seleziona Carica modello.

  3. Scegli quali righe importare. Le righe aggiunte rimangono interamente modificabili e riordinabili.

• Creare un preventivo partendo da un modello:

  1. Clicca su Nuovo preventivo e seleziona l'opzione Parti da un modello.

  2. Scegli il modello e conferma cliccando su Crea con N righe per avere la struttura economica già pronta.