Creare un nuovo incarico in TakeOff

In TakeOff, la gestione dei task e delle attività operative passa attraverso la creazione degli incarichi. Che si tratti di un intervento manutentivo, di una richiesta di assistenza o di una lavorazione interna, il software offre diverse opzioni per avviare e configurare un nuovo incarico in base al contesto in cui ti trovi.

In questa guida vedremo tutti i metodi per creare un incarico e come compilare correttamente i campi principali e le schede di dettaglio.

1. I diversi modi per creare un nuovo incarico

TakeOff permette di avviare la creazione di un incarico da molteplici punti della piattaforma:

• Pulsante rapido “+” (Barra superiore): È il metodo principale e sempre accessibile, indipendentemente dalla pagina in cui ti trovi. Basta fare clic sul pulsante “+” in alto e selezionare Nuovo incarico.

• Dalla Homepage: Se nel Dashboard principale hai lasciato visibile il riquadro Incarichi, puoi cliccare direttamente sul pulsante + Nuovo incarico.

• Dalla scheda di un Contatto: Se stai consultando le informazioni di un cliente specifico (es. Super 3000 S.r.l.), apri la sezione Incarichi nel pannello di destra e clicca su Aggiungi task.

• Dalla Dashboard Flussi di Lavoro: Dal menu laterale di sinistra, seleziona Dashboard flussi di lavoro per visualizzare la panoramica dei processi. Scegli la tipologia di incarico desiderata (es. Avanzamento) e fai clic su Nuovo incarico.

• Dalla sezione Operatività: Accedendo a Operatività > Incarichi nel menu di sinistra, visualizzerai l'elenco completo dei task. Qui, oltre a poter cercare e filtrare i lavori esistenti, trovi il pulsante Nuovo incarico.

• Dal Foglio Incarichi: Selezionando Foglio incarichi dal menu di sinistra, potrai cliccare sul pulsante Aggiungi incarico presente nella parte inferiore della tabella.

2. Compilazione delle informazioni principali (Pannello di sinistra)

Dopo aver aperto la schermata di creazione, occorre definire i parametri base del lavoro sul lato sinistro della pagina:

A. Tipologia

Seleziona il tipo di intervento da eseguire. Per una segnalazione di guasto, ad esempio, la scelta corretta sarà Richiesta intervento straordinario.

B. Titolo (Obbligatorio)

Inserisci un testo breve ma chiaro che descriva l'attività.

• Esempio: anziché un generico "Riparazione caldaia", è preferibile specificare "Riparazione caldaia primo piano".

C. Assegnatario

Definisci chi si occuperà del lavoro:

• Puoi mantenere l'utente proposto in automatico o cercarne altri tramite la barra di ricerca.

• Per rimuovere un utente assegnato, fai clic sulla X accanto al nome.

• Assegnazione a un Gruppo: Se l'incarico non è rivolto a un singolo ma a un team (es. Direzione), selezionando il gruppo il task verrà visibile e assegnato a tutti i suoi membri.

D. Contatto, Commessa e Sede

• Contatto: Seleziona il cliente per cui stai lavorando (es. Super 3000 S.r.l.). Se il cliente non è ancora censito nel sistema, puoi fare clic su Crea nuovo contatto direttamente dal menu a tendina.

• Commessa e Sede: Compila questi campi se pertinenti. Possono essere lasciati vuoti nel caso di lavorazioni interne.

• Referente: Indica la persona fisica all'interno dell'azienda cliente che farà da punto di riferimento per l'attività.

E. Descrizione

Utilizza questo spazio per inserire dettagli operativi utili al tecnico o all'operatore. Ad esempio, riporta le note del cliente sull'improvviso malfunzionamento, il tipo di anomalia riscontrata o altre specifiche utili.

3. Configurazione delle schede di dettaglio (Pannello di destra)

Nella parte destra della schermata sono presenti varie schede per arricchire l'incarico di ulteriori informazioni:

• Pianificazione:

  • Data di completamento (Obbligatoria): Specifica entro quale giorno l'incarico deve essere terminato. Se il cliente ha una scadenza tassativa (es. venerdì 11 settembre), inserisci quel giorno; in caso contrario, imposta una data indicativa.

• Dettagli:

  • Permette di impostare il livello di priorità del task.

• Asset:

  • Consente di associare l'incarico a un macchinario o bene specifico registrato in anagrafica cliente (ad esempio la precisa caldaia oggetto della manutenzione).

• Allegati:

  • Utile per inserire foto, report o documenti tecnici (es. le foto del guasto inviate dal cliente).

Nota bene sugli Allegati: Per poter caricare file nella scheda Allegati, è necessario prima effettuare un primo salvataggio dell'incarico cliccando su Salva. Successivamente sarà possibile accedere alla scheda, premere Allega file e caricare i documenti desiderati.

4. Salvataggio e chiusura

Una volta completata l'impostazione dell'incarico, puoi scegliere tra due opzioni in basso:

1. Salva: Registra le modifiche lasciando aperta la scheda dell'incarico (scelta obbligatoria se devi ancora inserire degli allegati).

2. Salva e chiudi: Salva definitivamente l'incarico e ti riporta alla schermata precedente.